Privacyreglement

Haarkliniek Inova verwerkt dagelijks persoonsgegevens in het kader van zorgverlening en bedrijfsvoering. Dit reglement is van toepassing op iedere al dan niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of daarvoor bestemd zijn. Wij handelen volgens toepasselijke wet en regelgeving en borgen een hoog niveau van informatiebeveiliging. Medewerkers van Haarkliniek Inova dragen hiervoor verantwoordelijkheid en handelen volgens dit reglement. Hiervoor zijn organisatorische, procedurele en technische maatregelen getroffen.

Begrippenlijst

Persoonsgegevens
Elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Gezondheidsgegevens
Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van een betrokkene.

Verwerking van persoonsgegevens
Iedere handeling met persoonsgegevens, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, samenbrengen, afschermen, uitwissen of vernietigen.

Verstrekken van persoonsgegevens
Het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in een registratie zijn opgenomen of daaruit zijn afgeleid.

Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

Cliënt
Degene aan wie zorg wordt verleend.

Klant
Degene die de opdracht verstrekt aan Haarkliniek Inova.

Ontvanger
Degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt.

Toestemming
Elke vrije, specifieke en op adequate informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt.

Kenmerken van de verwerking

Artikel 1 Doelen van de gegevensverwerking

Haarkliniek Inova verwerkt persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor
a Het aangaan en uitvoeren van behandelovereenkomsten voor haartransplantaties en huidbehandelingen
b Het voldoen aan wettelijke verplichtingen in het kader van vitale belangen en gezondheid
c Communicatie met cliënten en klanten en het beheren van afspraken en dossiers
d Kwaliteitsbewaking, verslaglegging, rapportage en interne bedrijfsvoering

Artikel 2 Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

2.1 Persoonsgegevens worden rechtmatig, behoorlijk en transparant verwerkt.
2.2 Verwerking vindt alleen plaats door personen die op grond van functie of overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
2.3 Gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de hierboven genoemde doelen en niet op een wijze die daarmee onverenigbaar is.
2.4 Verwerking vindt plaats indien
* betrokkene uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven of
* verwerking noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst of
* verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of
* verwerking noodzakelijk is ter bescherming van vitale belangen of
* verwerking noodzakelijk is voor gerechtvaardigde belangen van Haarkliniek Inova of een derde, tenzij de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van betrokkene zwaarder wegen
2.5 Alleen gegevens die toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn worden verwerkt.
2.6 Haarkliniek Inova bewaart geheimhouding over persoonsgegevens, tenzij een wettelijke plicht anders vereist.
2.7 Bijzondere persoonsgegevens zoals godsdienst, ras, politieke gezindheid, seksuele leven en lidmaatschap van een vakvereniging worden niet verwerkt, behoudens de uitzonderingen van 2.8.
2.8 Uitzonderingen zijn mogelijk indien
a noodzakelijk in aanvulling op gezondheidsgegevens voor goede behandeling of begeleiding of
b met schriftelijke toestemming van betrokkene of
c gegevens door betrokkene openbaar zijn gemaakt en toestemming is gegeven voor verdere verwerking of
d noodzakelijk voor vaststelling uitoefening of verdediging van een recht of
e noodzakelijk vanwege een zwaarwegend algemeen belang en passend beschermd volgens de wet
2.9 Verwerking voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek is toegestaan als aan de wettelijke waarborgen en eisen wordt voldaan en de persoonlijke levenssfeer niet onevenredig wordt geschaad.
2.10 Een wettelijk voorgeschreven identificatienummer wordt alleen gebruikt voor de doelen die de wet toestaat.

 Artikel 3 Soorten persoonsgegevens

Haarkliniek Inova verwerkt uitsluitend minimaal noodzakelijke gegevens voor
* Identificatie en contact met cliënten en klanten
* Het plannen en uitvoeren van behandelingen en consulten
* Het opstellen en bijhouden van een medisch dossier
* Terugkoppeling en rapportage aan cliënten en indien van toepassing aan een werkgever met toestemming
* Financiële administratie en facturatie

Artikel 4 Toegang tot persoonsgegevens

4.1 Toegang is gebaseerd op need to know. Alleen medewerkers die dit voor hun taak nodig hebben, krijgen toegang. Voor medische gegevens geldt toegang voor het behandelteam.
4.2 Verstrekken en wijzigen van toegang verloopt via een vaste procedure met autorisatie door leidinggevenden en controle door functioneel beheer.
4.3 Bij uitdiensttreding wordt toegang direct beëindigd.
4.4 Bij teambegeleiding geldt toegang voor teamleden voor zover noodzakelijk.
4.5 Ten behoeve van kwaliteitsborging kan een senior professional dossiers toetsen binnen diens deskundigheidsgebied en bevindingen delen met de behandelend professional.
4.6 Beheerders en ingehuurde personen hebben geen toegang tenzij noodzakelijk voor verwerking.

Artikel 5 Verstrekking aan derden

5.1 Zonder voorafgaande toestemming kan verstrekking plaatsvinden aan
a Medewerkers die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening
b Verwerkers die namens Haarkliniek Inova persoonsgegevens verwerken onder passende waarborgen
c De cliënt of diens werkgever voor zover dit betrekking heeft op vitale of procesmatige gegevens zoals naam geboortedatum datum laatste consult en functionele conclusies
d Verzekeraars voor zover wettelijk toegestaan
5.2 Andere verstrekking vindt uitsluitend plaats na gerichte toestemming van betrokkene of wanneer de wet dit vereist.

Rechten van betrokkenen

Artikel 6 Informatieplicht

Bij verkrijging van persoonsgegevens informeert Haarkliniek Inova de betrokkene over identiteit en doelen van de verwerking en verstrekt aanvullende informatie voor een zorgvuldige en transparante verwerking.

Artikel 7 Recht op inzage en afschrift

Betrokkenen hebben recht op inzage in hun gegevens. De inzage of een afschrift wordt zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vier weken verstrekt. Een redelijke kostendekkende vergoeding kan worden gevraagd voor afschriften. Inzage kan worden geweigerd voor zover noodzakelijk ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.

Artikel 8 Recht op rectificatie en aanvulling

Betrokkenen kunnen verzoeken om correctie of aanvulling van onjuiste onvolledige of niet ter zake dienende gegevens. Haarkliniek Inova bericht binnen vier weken schriftelijk over de uitkomst. Een weigering wordt gemotiveerd.

Artikel 9 Recht op geheimhouding

Haarkliniek Inova en door haar ingeschakelde personen zijn gehouden aan geheimhouding over persoonsgegevens behoudens wettelijke verplichtingen tot mededeling.

Artikel 10 Recht op verwijdering en vernietiging

Betrokkenen kunnen schriftelijk verzoeken om verwijdering of vernietiging. Verwijdering vindt niet plaats indien bewaring vereist is op grond van wet of wanneer bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander. Haarkliniek Inova reageert binnen vier weken en voert verwijdering binnen drie maanden uit indien van toepassing.

Beveiliging en datalekken

Artikel 11 Beveiliging van persoonsgegevens

Haarkliniek Inova treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige of onbevoegde verwerking. De inrichting van maatregelen houdt rekening met
* aard van de gegevens
* risico’s van de verwerking
* stand van de techniek en kosten van uitvoering
Maatregelen zijn mede gericht op het beperken van onnodige verzameling en verdere verwerking.

Artikel 12 Meldplicht datalekken

Bij een datalek onderzoekt Haarkliniek Inova het incident en meldt dit conform wet en regelgeving bij de Autoriteit Persoonsgegevens en waar nodig bij betrokkenen. Indien Haarkliniek Inova als verwerker optreedt, meldt zij een datalek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 24 uur aan de verwerkingsverantwoordelijke.

Overgangs en slotbepalingen

Artikel 13 Inwerkingtreding en wijziging

Wijzigingen in dit reglement worden van kracht een maand na publicatie. Haarkliniek Inova publiceert dit reglement op de website.

Artikel 14 Vragen en klachten over dit reglement

Voor vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met Haarkliniek Inova via info@haarkliniekinova.nl Indien u van mening bent dat wij handelen in strijd met dit reglement, kunt u schriftelijk een gemotiveerde klacht indienen via dit emailadres.

Cookieverklaring

Wat zijn cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het bezoeken van onze website op uw apparatuur worden geplaatst. Ze helpen de site goed te laten werken en geven inzicht in het gebruik van de site.

Welke cookies gebruiken wij

* Strikt noodzakelijke cookies nodig voor basisfuncties zoals navigatie en beveiliging
* Functionele cookies om uw voorkeuren te onthouden
* Analytische cookies om het gebruik van de website te meten en te verbeteren. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend geanonimiseerd
* Optioneel marketing of tracking cookies uitsluitend met uw voorafgaande toestemming

Rechtsgrond

Wij plaatsen strikt noodzakelijke cookies zonder toestemming. Voor alle andere cookies vragen wij u om toestemming via de cookiemelding. U kunt uw keuze op ieder moment wijzigen.

Bewaartermijnen

Bewaartermijnen verschillen per cookie en zijn beperkt tot wat noodzakelijk is voor het doel. Analytische gegevens worden waar mogelijk geanonimiseerd.

Derden

Wanneer wij gebruikmaken van diensten van derden voor analyse of marketing, sluiten wij verwerkersovereenkomsten en delen wij geen meer gegevens dan noodzakelijk is.

Cookies beheren of verwijderen

U kunt cookies verwijderen of blokkeren via uw browserinstellingen. Houd er rekening mee dat de website mogelijk minder goed werkt als u alle cookies uitschakelt.

Contact

Vragen over cookies of privacy kunt u richten aan
Email info@haarkliniekinova.nl
Postadres Graafschapsstraat 7 A 4116 GE Buren